Tip: Hoe voeg ik een privacyverklaring toe

Privacyverklaring is een verklaring waarin uitgelegd wordt hoe een site omgaat met persoonsgegevens: welke gegevens verzameld wordt en waarvoor ze gebruikt worden. Ook wordt erin uitgelegd hoe persoonsgegevens kunnen worden ingezien, gewijzigd of verwijderd. Het is verplicht om site bezoekers hiervan duidelijk te informeren. Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen verbonden worden aan een individu, of waarmee een individu kan worden geïdentificeerd: naam, foto, telefoonnummer, adres, bankrekeningnummer, e-mail-adres, IP adres, vingerafdruk, medische data, enz. (bron: Wikipedia)

Toevoegen privacyverklaring aan website
Een privacyverklaring kan het beste in de vorm van een webpagina worden toegevoegd. Deze pagina kan in het menu worden opgenomen, maar kan ook heel goed met een link vanuit de disclaimer toegankelijk worden gemaakt.

Privacyverklaring in webXpress
In webXpress kan een privacyverklaring als volgt worden toegevoegd:

• Log in bij webXpress
• Voeg een nieuwe pagina toe
• Zet tonen op menu aan of maak een link naar deze pagina in de disclaimer

Uitwerking van de privacyverklaring
Werk in de de privacy verklaring de volgende onderdelen uit:

• Bedrijfsgegevens
  Als eerste is het belangrijk dat je jezelf en het bedrijf duidelijk kenbaar maakt. Om dit te realiseren moet je duidelijk de bedrijfsnaam vermelden, je KvK-nummer, en de adresgegevens van je bedrijf. Doorgaans wordt deze informatie in de footer van de site vermeld.
• Welke gegevens verzameld worden en het doel van de verwerking
  Het is belangrijk dat er duidelijk wordt aangegeven met welk doel de persoonlijke gegevens worden verwerkt? Hierbij kun je denken aan een e-mailadres en naam voor het inschrijven voor een nieuwsbrief of het downloaden van een whitepaper, de contactgegevens die verzameld worden voor het uitbrengen van offerte, de adresgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitleveren van de bestelde producten.
• Hoe de beveiliging geregeld is
  Je moet toelichten dat je technische en organisatorische maatregelen hebt genomen om de verstrekte persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Je kunt daarbij uitleggen welke maatregelen dat zijn. Denk hierbij aan een internetverbinding beveiligd met SSL, of aan bescherming van wachtwoorden op de database zelf.
• Met wie de informatie gedeeld wordt
  Ook moet je duidelijk aangeven met wie de informatie wordt gedeeld, bijvoorbeeld met een Hostingbedrijf waar men toegang heeft tot jouw server of een Pakketvervoerder die van jou adresgegevens aangeleverd krijgt. Deze partijen moeten duidelijk genoemd worden. Daarnaast is het noodzakelijk om met deze partijen een Verwerkersovereenkomst af te sluiten waarin het delen van de data netjes is vastgelegd inclusief afspraken met betrekking tot beveiliging en acties in geval van een datalek.
• Rechten van betrokkenen
  Een betrokkene (een klant of bezoeker) heeft altijd recht op inzage in zijn gegevens. Daarbij kan hij verzoeken om correctie of verwijdering van zijn persoonsgegevens. Verwijdering mag echter alleen als de gegevens niet meer relevant zijn. De betrokkenen hebben nog veel meer rechten, zoals het klachtrecht en dataportabiliteit. Al deze rechten moeten worden benoemd.
• Bewaartermijnen
  Hoelang ben je van plan de persoonsgegevens te bewaren? En als je dat nu nog niet weet, hoe bepaalt u dan wanneer de gegevens verwijderd kunnen worden? Ook dat zijn onderdelen die verplicht in de privacyverklaring opgenomen moeten worden.

Met bovenstaande uitleg kan een privacy verklaring aan de site worden toegevoegd. Indien gewenst willen wij deze werkzaamheden tegen een vergoeding ook uitvoeren.