Eerste hulp bij volle e-mailbox

Er komt een moment dat de mailbox, hoe klein of groot deze ook is vol raakt. Wanneer de mailbox voor 95% vol is sturen wij een bericht. Wanneer de mailbox 100% vol is kan er geen mail meer ontvangen of verzonden worden. Dus actie is dan wel noodzakelijk!

Tip: Bij IMAP is het belangrijk te weten dat de mail op de (web)server staat en dat alle aangesloten apparaten hiermee communiceren. Mail verwijderen op één apparaat resulteert er in dat mail op de andere apparaten ook verwijderd wordt!

In principe zijn er de volgende opties:

1. Mailbox ruimte vergroten
2. Mailbox opruimen
3. Mailbox selectief opruimen met grootte bijlages
4. Mailbox selectief opruimen onbelangrijke berichten
5. Mailbox archiveren 

Deze opties hebben voor en nadelen, deze zullen nader worden toegelicht inclusief een aantal tips met betrekking tot de uitvoering.

1. Mailboxruimte vergroten
Het voordeel van de het vergroten van de mailbox is dat dit de makkelijkste manier is om het probleem op te lossen. Er hoeft niet nagedacht te worden over welke e-mailberichten wel en niet bewaard moeten worden. Het nadeel is dat extra mailbox ruimte ook extra kosten met zich mee neemt

Tips met betrekking tot de uitvoering:

• Neem contact op 2Com2 en wij verhogen de mailbox ruimte, je kunt dan gewoon verder werken.

2. Mailbox opruimen 
Het voordeel van het opruimen van de mailbox is dat je de mailbox ruimte niet vergroot en daardoor ook geen extra kosten hoeft te maken. Het nadeel is dat je aan de slag moet om je mailbox op te schonen. Een manier die relatief gemakkelijk is toe te passen is het opruimen van oude e-mail, bijvoorbeeld het oudste kwartaal, halfjaar of hele jaar.

Tips met betrekking tot de uitvoering:

• Gebruik webmail of meen mailprogramma zoals MS Outlook
• Scroll naar de oudste e-mailberichten
• Selecteer een bepaalde periode
• Klik op Delete (de mailberichten worden verwijderd, dit kan even duren)
• Als je zeker bent dat dit goed verlopen is leeg dan ook de Prullenbak (hierin staan de eerder verwijderde berichten)

3. Mailbox selectief opruimen met grootte bijlages
Het voordeel van het selectief opruimen van de mailbox is dat je de mailbox ruimte niet vergroot en daardoor ook geen extra kosten hoeft te maken. Het nadeel is dat je aan de slag moet om je mailbox op te schonen. Een nog redelijk eenvoudig toe te passen methode is om de berichten met grootte bijlages te verwijderen. Dit kan al gauw flink wat ruimte schelen.

Tips met betrekking tot de uitvoering:

• Gebruik webmail of meen mailprogramma zoals MS Outlook
• Sorteer de e-mail berichten op grootte
• Check of de bijlages ergens opgeslagen zijn
• Selecteer het bericht
• Klik op Delete
• Als je na afloop zeker bent dat dit proces goed verlopen is leeg dan ook de Prullenbak (hierin staan de eerder verwijderde berichten)

4. Mailbox selectief opruimen onbelangrijke berichten
Het voordeel van het opruimen van de mailbox is dat je de mailbox ruimte niet vergroot en daardoor ook geen extra kosten hoeft te maken. Het nadeel is dat je aan de slag moet om je mailbox op te schonen. Een meer tijdrovende  manier om je mailbox op te schonen is om de niet belangrijke berichten te verwijderen.

Tips met betrekking tot de uitvoering:

• Gebruik webmail of meen mailprogramma zoals MS Outlook
• Scroll door de berichten en beslis of dit bericht belangrijk of onbelangrijk is
• Selecteer het onbelangrijke bericht
• Klik op Delete
• Als je zeker bent dat dit goed verlopen is leeg dan ook de Prullenbak (hierin staan de eerder verwijderde berichten)
  

5. Mailbox archiveren
Bij het archiveren van de mailbox wordt de mail buiten de mailbox opgeslagen, bijvoorbeeld op de lokale PC. Hierbij worden de mailberichten van de webserver naar een lokaal archief bestand gekopieerd. Het voordeel is dat de mailbox daardoor wordt verkleind, het nadeel is dat dit tijd kost en de mail lastiger te benaderen is. 

Tips met betrekking tot de uitvoering:

• Controleer welke archiveer opties het gebruikte mailprogramma een optie heeft om de mail lokaal te archiveren
• Gebruik de archiveer functie (indien beschikbaar)
• Voor meer informatie: IMAP mailbox archiveren

Belangrijk: Wees voorzichtig bij het massaal verwijderen van e-mail en controleer of je de juiste actie uitvoert. Zolang de mail niet uit de prullenbak is verwijderd kan deze nog weer teruggezet worden!!!